Pengertian Surat Dinas Lengkap Beserta Fungsi dan Bagian-bagian Surat Dinas
Monday 10 September 2018
Edit
Pengertian Surat Dinas
Pengertian surat dinas adalah suatu surat yang dibuat secara resmi oleh suatu instansi atau lembaga tertentu yang berkaitan dengan keperluan dinas.
Definisi surat dinas lainnya adalah surat yang isinya berkaitan dengan segala permasalahan kedinasan yang dibuat dan dikeluarkan oleh suatu lembaga ataupun instansi tertentu.
Dibuatnya surat dinas bertujuan untuk keperluan kedinasan, bisa dibuat oleh instansi pemerintah maupun swasta.
Isi surat dinas juga dapat beragam, pada umumnya surat dinas berisikan tentang penyampaian pengumuman, pemberian suatu izin, pemberian tugas, dan lain-lain.
Surat dinas juga termasuk surat resmi karena menggunakan format penulisan resmi dan tata bahasa yang baku.
Fungsi Surat Dinas
Ada banyak fungsi dalam pembuatan surat dinas, antara lain:
- Sebagai pedoman suatu pekerjaan, terkait instruksi, pemberian izin, maupun pengambilan keputusan.
- Sebagai alat pengingat dan peringatan.
- Sebagai arsip dokumentasi dalam surat-menyurat.
- Sebagai bukti perkembangan dari proses perjalanan suatu lembaga atau instansi.
- Sebagai alat bukti, khususnya terkait dengan perjanjian atau serah terima.
Selain fungsi di atas, masih banyak lagi fungsi surat dinas lainnya tergantung tujuan dari dibuatnya surat dinas tersebut.
Ciri-ciri Surat Dinas
Ada ciri-ciri tertentu yang membedakan surat dinas dengan jenis surat lainnya, antara lain sebagai berikut:
- Adanya kop surat yang menyatakan nama lembaga atau instansi yang membuat surat dinas tersebut.
- Adanya nomor surat dan juga keterangan lampiran.
- Terdapat salam pembuka maupun salam penutup di bagian isi surat.
- Ditulis menggunakan format resmi dan bahasa yang baku.
- Adanya stempel sebuah instansi dan tanda tangan dari pejabat yang berwenang atau orang yang membuat surat.
Syarat Penulisan Surat Dinas
Surat dinas tidak bisa dibuat secara sembarangan, harus memenuhi beberapa persyaratan. Nah, berikut kami jelaskan syarat penulisan dalam surat dinas:
- Surat dinas harus ditulis dalam format yang teratur dan sesuai dengan kaidah dalam penulisan surat dinas, termasuk bagian-bagian surat harus sesuai aturan yang berlaku.
- Bagian isi surat tidak terlalu panjang, sampaikan langsung inti dari tujuan dibuatnya surat dinas tersebut.
- Menggunakan bahasa baku dan sesuai “Ejaan Yang Disempurnakan”, serta mudah dipahami oleh pembaca.
Bagian-bagian Surat Dinas
Bagian-bagian surat merupakan syarat yang harus dipenuhi dalam penulisan surat dinas. Adapun bagian-bagian surat dinas antara lain:
1. Kop atau Kepala Surat
Kop surat adalah bagian surat yang terletak paling atas pada surat dinas. Bagian kop surat juga sebagai hal yang membedakan antara surat resmi dan surat pribadi. Dalam kop surat, biasanya terdapat logo, nama dan alamat dari instansi atau lembaga pembuat surat.
2. Tanggal Surat
Tanggal surat adalah bagian surat yang terdiri dari nama tempat atau daerah dan tanggal dibuatnya surat dinas tersebut.
3. Nomor Surat
Nomor surat adalah bagian yang umumnya terdiri dari kode penomoran surat sesuai aturan yang telah ditentukan oleh instansi pembuat surat.
4. Lampiran Surat
Lampiran adalah keterangan ada atau tidaknya lembaran tambahan berupa kertas atau dokumen lain yang disertakan bersama dengan surat tersebut.
5. Perihal atau Hal
Perihal adalah isi pokok dari surat yang dibuat, misalnya undangan rapat, permohonan izin, pengumuman, dan sebagainya.
6. Alamat atau Pihak Tertuju
Alamat atau pihak tertuju dalam bagian surat dinas dapat diperuntukkan kepada perorangan maupun instansi.
7. Salam Pembuka
Salam pembuka merupakan bagian yang menunjukkan rasa hormat dan kesopanan dalam sebuah surat.
8. Isi Surat
Isi surat dinas harus ditulis secara singkat, jelas, rinci, dan mudah dipahami.
9. Salam Penutup
Salam penutup digunakan sebagai akhir dari isi sebuah surat.
10. Nama Pengirim atau Pembuat Surat
Nama pengirim atau pembuat surat harus ditulis secara lengkap, beserta pangkat atau jabatan dari pembuat surat.
11. Tanda Tangan dan Stempel
Dalam surat dinas harus ada tanda tangan dan stempel dari pembuat surat atau pejabat yang berwenang dalam menerbitkan surat.
12. Tembusan
Tembusan adalah keterangan pihak-pihak yang mendapatkan salinan dari surat dinas.
13. Inisial (bila ada)
Inisial ditulis di bagian kiri di bawah tembusan. Inisial dicantumkan apabila memang ada dua nama yang terdiri dari pengonsep surat dan pengetik surat.
Demikian informasi yang dapat kami sampaikan mengenai pengertian surat dinas beserta fungsi dan bagian-bagiannya. Semoga membantu Anda dalam hal pekerjaan kesekretariatan.